10 советов ивентеру по аренде площадки для мероприятия

Если вы менеджер по организации корпоративных мероприятий (ивент-менеджер) в крупной компании или сотрудник event агентства - эта статья для вас.

Мы event площадка КХ Россия, рассматриваем моменты связанные с поиском локации, условиями договора, стоимостью аренды, и другие вопросы, которые интересуют организаторов мероприятий в Москве и Московской области.

Поиск локации

Если у вас нет данных, где можно достойно провести корпоратив или спортивные соревнования, вбивайте в поисковик аренда площадки для мероприятий, выписывайте контакты в список, а затем просматривайте сайты, местоположения и возможности организаций. Проверяйте данные организации, официально ли они работают. Если вы не сможете оперативно найти на сайте, такие данные, как ИНН — смело вычеркивайте такие места, ваша репутация важнее. Также существуют платформы, где можно подобрать подходящее место. Пример агрегатора тут

База данных и таблицы локаций

Со временем рекомендуем внедрить привычку вести переписку и базу данных арендодателей, актуализируйте все их изменения, независимо от того, планируется ли в ближайшее время ваше взаимодействие. В случае форс-мажора, вы будете во все оружия и быстро сможете сменить место. Важный момент, если у вас в команде предложено несколько вариантов мест для будущего мероприятия, сделайте сводную таблицу, чтобы отмести самые слабые и работать с двумя тремя достойными площадками. Замечайте вокруг новые места и налаживайте связи. Тесно общайтесь с теми, где вы уже проводили свои мероприятия.

Техническое задание

Будьте мостиком, связующим звеном между конечным потребителем праздника и владельцем места, где будут происходить основные действия — составляйте подробный список пожеланий представителя клиента, просите его по каждому пункту выставлять приоритет, чтобы понимать его важность. Задавайте вопросы, порой непонятные и глупые, получайте ответы, проговаривайте их повторно в формате диалога, чтобы все разговаривали на „одном языке”, а предложенные вами концепции соответствовали представлению заказчика, зачастую он не знает чего хочет и ждет подсказок.Тут потребуется ваше умение слышать и обращать внимание на каждую мелочь. В некоторых моментах, лучше отговорить или сказать нет, чем быть причастным к печальным событиям, связанные со здоровьем людей. Только после проработки всех пунктов переводите полученные данные в подробное техническое задание представителю event площадки, в котором запрашивайте реализацию различных вариантов одного и того же пункта. В вопросе про электричество, уточните, что будет если оно отключится. Есть ли в наличие заправленный дизель-генератор, какой он мощности, и как долго может продержаться.

Характеристики площадки

Очень важно знать:

• тип площадки, открытая, закрытая
• вместимость
• удаленность площадки от остановок общественного транспорта, наличие парковочных мест
• количество Ватт подводимой мощности, хватит ли запитать технику
• наличие воды, если это требуется, душ, туалет
• наличие кухни
• наличие специализированной техники: погрузчики, манипуляторы и другие
• cоблюдение требований пожарной и санитарной безопасности, доступности медицинской службы и служб отвечающие за правопорядок
• Занятость площадки до и после события

Инспекция площадки

Лучше один раз увидеть место проведения мероприятия самостоятельно, чем быть в неведении, а впоследствии принять весь гнев и недовольства клиента. Если есть возможность выезжайте в поля для инспектирования и анализа. Если такой возможности нет, находите отзывы с фото и видео материалами, локации, которая вас интересует. Если таковы нет, закажите их. Сейчас существуют сервисы, где вы можете дать задание местному жителю, чтобы он сделал это за вас.

Поиск подрядчиков

Очень часто бывает так, что на месте будущего события не хватает важных деталей, который запрашивает заказчик или начальник (статья не только для агентств). Этот вопрос можно делегировать подрядчикам, которых тоже можно найти в поисковике или на агрегаторах, указанных выше.

Стоимость аренды площадки для мероприятия

Помните, бюджет на входе обращения не одно и то же, что на выходе — под подписью клиента. Чем больше деталей будет прописано в ТЗ, тем точнее вы получите коммерческое предложение. Обсуждение в сторону уменьшения/увеличения конечных цифр, всегда возможно, если у вас есть/нет своих мощностей и подрядчиков. Договаривайтесь о цене и фиксируйте ее заранее, если у вас конечно, нет других вариантов — на кону ваша репутация.

Договор аренды площадки для проведения мероприятия

Договор на аренду площадки заключайте заранее, особенно если планируемая дата — общественный праздник. Пропишите в договоре:

• предмет договора
• что исполнитель (представители площадки) обязаны предоставлять достоверную информацию об оказываемых услугах.
• права, обязанности, ответственность сторон. К примеру, при привлечении третьих лиц руководствоваться принципом осмотрительности и добросовестности. оставаясь ответственным за их действия перед заказчиком. Предоставить оборудование, отвечающие нормам безопасности и иным требования законодательства, ГОСТов и СанПин.
• платежи и расчеты
• вступление в силу и прекращение договора
• порядок рассмотрения споров
• прочие условия
• реквизиты сторон
• в приложениях укажите перечень помещений, оборудования предоставляемых для мероприятия и условия оказания услуг

Планируйте

Отметьте дату мероприятия справа в документе и расписывайте в обратном порядке дела, которые необходимо выполнить двигаясь влево, к сегодняшнему дню. Так вы сможете создать шаблон, по которому будет легче работать.

Знания и навыки

Чтобы не делать очевидных ошибок в организации мероприятий выделяйте средства и проходите специализированные курсы, либо ищите в Интернет вебинары, подкасты и статьи, которые помогут развить навыки профессионального ивентера. Подпишитесь на рассылки в блогах. Пример английского блога www.facebook.com/EventManagerBlog, пример русского tendersky.com/event_blog. Черпайте вдохновения из социальных сетей, таких как https://event.ru/overviews/pinterest-5-istochnikov-vdohnoveniya-dlya-event-menedzhera. Подписывайтесь на журналы, например https://event-live.ru.

Благодарим вас, что дочитали статью до конца и ждем вас у себя на ферме — площадке для проведения мероприятий на открытом воздухе в ближайшем Подмосковье.